چطور برای اولین بار، یک تیم را از راه دور هدایت کنیم؟

در گذشته، اکثر مدیر-اولی ها، لقمه چربی داشتند به اسم تیم های منظم و معمولی: گروهی از کارمندان، که در دفتر کار شرکت، یک به یک کنار هم نشسته بودند، هر از چند گاهی در اتاق کنفرانس در مورد اینکه رو به چه آینده ای در حال حرکت هستند و چطور می خواهند به آن هدف ها برسند، با هم بحث هایی نیز راه می انداختند.

اما امروز وضعیت کمی فرق کرده و به طور چشمگیری محیط کار افراد، در چند شهر، یا چند کشور پراکنده شده است و دیگر آن تیم های منظم و معمولی، وجود ندارند. بسیاری از مدیر-اولی ها خودشان را در میان تیمی از کارمندان می بینند که به بسیار از هم فاصله دارند، به اشکال مختلف، بینشان شکاف وجود دارد و میتوان گفت، دچار نوعی از هم پاشیدگی تیمی هستند.

امروز وضعیت کمی فرق کرده و محیط کار افراد، در چند شهر، یا چند کشور پراکنده شده است و دیگر آن تیم های منظم و معمولی، وجود ندارند.

در گذشته، اکثر مدیر-اولی ها، لقمه چربی داشتند به اسم تیم های منظم و معمولی: گروهی از کارمندان، که در دفتر کار شرکت، یک به یک کنار هم نشسته بودند، هر از چند گاهی در اتاق کنفرانس در مورد اینکه رو به چه آینده ای در حال حرکت هستند و چطور می خواهند به آن هدف ها برسند، با هم بحث هایی نیز راه می انداختند.

اما امروز وضعیت کمی فرق کرده و به طور چشمگیری محیط کار افراد، در چند شهر، یا چند کشور پراکنده شده است و دیگر آن تیم های منظم و معمولی، وجود ندارند. بسیاری از مدیر-اولی ها خودشان را در میان تیمی از کارمندان می بینند که به بسیار از هم فاصله دارند، به اشکال مختلف، بینشان شکاف وجود دارد و میتوان گفت، دچار نوعی از هم پاشیدگی تیمی هستند.

مدیریت کردن چنین تیم های از هم پاشیده ای، فشار زیادی روی مدیر خواهد آورد، چرا که انواع و اقسامی از شکاف ها باید پوشش داده شود:

• فاصفه های جغرافیایی
• شکاف های موقتی
• شکاف های فرهنگی
• شکاف های زبانی
• شکاف های از نوع عدم توازن (تفاوت تعداد افراد یک نقطه نسبت به نقاط دیگر)

هر کدام از این بعدها، بر روی رفتار و حیات تیم ها تاثیر میگذارد، و به همین دلیل، عملکرد و خروجی تیم ها را هم دست خوش تغییر میکند. با اینکه این حجم از تاثیر گذاری منفی، ترسناک به نظر میرسد، اما خبر خوب آنست که تحقیقات زیادی وجود دارد که نشان میدهند چطور می توانیم در چنین شرایط سختی، شانس موفقیت تیم مان را بالا ببریم. اما قبل از همه، باید ببینیم چه قسمت هایی از رفتار تیم ما، از چنین شکاف هایی تاثیر می پذیرند.

فاصله ها و شکاف ها، چه تاثیری روی تیم ما میگذارد؟

انواع شکاف های تیمی، که در بالا لیست شده اند، از دو طریق اساسی بر روی تیم ما تاثیر میگذارند:

• هویت مشترک
• زمینه های مشترک

درک این دو به ما کمک میکند تا بطور دقیق تر و حساب شده تر، برنامه ریزی کنیم و از پس مشکلات کار ناشی از فاصله ها برآییم.

تاثیر اول: فاصله باعث میشود حس شما نسبت به دیگران عوض شود

وقتی با شکاف هایی که در بالا لیست شده اند سروکار پیدا کنید، در واقع فشار ناشی از نوعی «شکاف اجتماعی» را حس خواهید کرد — چیزی شبیه به هویت متفاوت، یا نوعی از تقابل «خودی-غیرخودی». کمبود حس «هویت مشترک»، بسیار عمیق تر از هر یک از انواع فاصله ها و شکاف های دیگر، رفتار تیم را تضعیف میکند.

وقتی تیم ها همراه با یک «درک مشترک گروهی» قوی، در حال کار هستند، آنها بخوبی میدانند آن دسته از نتایج و اطلاعات خاص و مورد نیازشان، در کدام قسمت از تیم شان وجود دارد و از چه راهی میتوان به آن دست پیدا کرد.

به عنوان مثال، اگر همه بدانند که Hector در پیش بینی یک وضعیت، توانمند است، افراد تیم، وقت خودشان را صرف کارهای دیگر میکنند چون میدانند اگر به پیش بینی وضعیت مورد نظر نیاز پیدا کنند، Hector در تیم شان است و به سرعت کمکشان می کند.

زیاد شدن هویت های غیر مشترک ناشی از شکافهای اجتماعی، باعث می شود ناهماهنگی بخش های مختلف تیم زیاد شود و درک مشترک گروهی کم شود.

در یک تحقیق تجربی ¹ که با Michael O’Leary انجام دادم، یکی از یافته های ما این بود که زیاد شدن «هویت های غیر مشترک» ناشی از شکافهای اجتماعی، باعث می شود ناهماهنگی بخش های مختلف تیم زیاد شود و آن درک مشترک گروهی — که به شکل یک نوع حافظه جمعی و تعاملی وجود دارد — کم شود. در مثال بالا وقتی حافظه تعاملی گروه تضعیف شود، طبیعتاً عملکرد و خروجی تیم نیز کم می شود.

در یک تحقیق دیگر ² که با Pamela Hind انجام دادیم، متوجه شدیم این حس «خودی-غیرخودی» بطور چشمگیری، سطح برخورد و تقابل میان تیم های بین المللی و محلی R&D (تحقیق و توسعه) پنج شرکت نفتی حاضر در لیست Fortune 500 را افزایش داده است.

تاثیر دوم: فاصله باعث می شود درک شما از دیگران عوض شود

Catherine Cramton این مساله را به عنوان «مشکل درک متقابل» ³ نام می برد. به این معنی که فاصله باعث می شود، نه شما بدانید اعضای تیم شما (که از شما فاصله دارند) چه میدانند و نه آنها بدانند شما چه میدانید.

اما چرا این اتفاق می افتد؟ چون حس مشترک از پیش زمینه کارها، یعنی همان فهم مشترک از اینکه چه کاری در حال انجام است، چطور و چرا در حال انجام است، عامل تعیین کننده در ایجاد هماهنگی و همکاری تیم است.

تیم ها وقتی یک فهم مشترک داشته باشند، عملکرد بهتری دارند. آنها وقتشان را صرف این نمی کنند ببینند همگی در جریان هستند یا نه و کمتر با مشکلات ناشی از سوءتفاهم ها برخورد می کنند.

پیش زمینه های غیر مشترک بین تیم های مختلف یک شرکت، دلیل اصلی برخوردها هنگام انجام تسک های مختلف است.

در تحقیق مربوط به تیم های توسعه و تحقیق (R&D) که در بالا گفته شد، ما به این نتیجه رسیدیم پیش زمینه های غیر مشترک بین تیم های مختلف یک شرکت، دلیل اصلی برخوردها هنگام انجام تسک های مختلف و دلیل اصلی اختلاف نظرها در اینکه تسک ها به سرانجام رسیدند یا خیر، بود.

همه اینها، یعنی، وقتی در حال ارزیابی تاثیر شکاف ها بر روی تیم خود هستید، باید بدانید نسبت به آن همکارتان که از شما فاصله دارد، چه حسی دارید، و چقدر از وی میدانید.

ممکن است عجیب باشد، اما فاصله باعث نمی شود قواعد بازی تغییر اساسی کند. یک تیم مجازی بین المللی، در واقع یک تیم دست اول و درجه یک است — فقط بخاطر اینکه اعضای تیم پراکنده هستند، دلیل نمی شود شما نظریه های رایج در مورد موفق ترین تیم ها را نادیده بگیرید.

شما باید خودتان را مجهز به یک مدل مناسب در اثربخش بودن تیمتان کنید، و از آن برای ارزیابی و بهتر کردن رفتارها و فرایندهای تیمی استفاده کنید. مدلی که تیم شما را ساختارمند می کند، بطوری که در مدیریت کردن تیمتان از راه دور نتیجه بهتری بگیرید.

چطور تاثیرات ناشی از بیشتر شدن فاصله را کنترل کنیم؟

اولین و مهم ترین چیز: نترسید.

یادتان باشد، تیم های جهانی، مجازی و پخش شده، از آدم هایی تشکیل شده اند که درست مثل آدمهای سایر تیم ها هستند. هر چقدر شما و اعضای تیم تان این نکته را در ذهن خود نگه داشته باشید، نتیجه بهتری خواهید گرفت. به عنوان یک مدیر، همه را تشویق کنید تا با دورنمای مورد نظر متعهد بمانند: به این فکر کنید اگر جای شما با هم عوض می شد، چطور رفتار میکردید. این یک قدم کوچک است برای اینکه به تیمتان یادآوری کنید، همکاری و همدلی چیز خارق العاده و عجیب-غریبی نیست.

اگر فقط بر روی واضح بودن هدف تیمی، انگیزه بخش بودن آن، بالا نگهداشتن اهمیت آن و مشترک نگهداشتن آن تمرکز کنید، بیشترین نتیجه را خواهید گرفت.

دوم: اصول را به یاد داشته باشید.

خودتان را با یک مدل تاثیر گذاری تیمی که جواب گرفته، مجهز کنید و با کمک آن طرز تفکر خود را تنطیم کنید. حتماً مدلهای فراوانی برای این کار وجود دارد.

برای خود من، مدل تاثیر گذاری تیمی J. Richard Hackman نقطه شروع بسیار مناسبی است. این مدل بر پایه یک سری تحقیقات جدی ⁴ بر روی طیف گسترده ای از تیم ها قرار دارد. تمرکز این مدل، بر روی «اهمیت هدف تیمی»، متمرکز است.

بر اساس تحقیقاتی که من انجام داده ام، تیم سازی بر اساس مدل Hackman، نشان میدهد، اگر شما فقط بر روی واضح بودن هدف تیمی، انگیزه بخش بودن آن، بالا نگهداشتن اهمیت آن و مشترک نگهداشتن آن تمرکز کنید، بیشترین نتیجه را خواهید گرفت. این نتیجه گیری هم برای تیم های پراکنده و از هم دور صادق است، و هم برای تیم های تجمیع شده و معمول.

سرآخر اینکه، توجه به تعامل تیمی، مهمتر از نوع مدل تاثیرگذاری تیمی است که انتخاب میکنید. از این مدل ها برای ارزیابی نحوه انجام کارها، موقعیت فعلی تان، و جهتی که در آن حرکت میکنید استفاده کنید.

سوم: فکر کنید و صحبت کنید.

درباره نحوه برطرف کردن آن دسته از تاثیرات منفی که از کمبود هویت مشترک و چارچوب مشترک ناشی می شود، فکر کنید (و صحبت کنید).

برای اینکه به تیم تان کمک کنید از فضای فکری «خودی-غیرخودی» بیرون بیاید، آن چیزهایی که در تیم، مشترک است را تقویت کنید: یعنی اهداف و مقصود تیم. همه تیم ها برای رسیدن به یک چیز مختص خودشان طراحی شده اند، و اگر این طراحی بخوبی انجام شده باشد، افراد تیم برای رسیدن به هدفشان از کمک همدیگر استفاده میکنند. به تیم خودتان مدام یادآوری کنید که ما همه با هم کار میکنیم تا به یک مقصد مشترک برسیم و به همین دلیل است که به همدیگر نیاز داریم. اگر شما از همان ابتدا این روحیه را بوجود آورید، و در تمام طول مسیر مدام این چرایی را یادآوری کنید، باعث می شود یک هویت مشترک بسیار قوی بسازید.

درک مشترک، از به اشتراک گذاری اطلاعات همه ما بوجود می آید. افراد تیم هایی که از راه دور با هم کار میکنند، باید یک تلاش اضافی داشته باشند.

درک مشترک، از به اشتراک گذاری اطلاعات همه ما بوجود می آید. افراد تیم هایی که از راه دور با هم کار میکنند، باید یک تلاش اضافی داشته باشند تا آنچه را که به شکل فیزیکی برای هم تیمی هایشان در آن سر دنیا رخ میدهد، بخوبی درک کنند. و نکته مهم این است، نه فقط کارهای انجام شده، بلکه فضایی که افراد در آن مشغول کار هستند نیز باید درک شود (چیزهایی مثل تغییرات ساختاری، قوانین دفتر کار، حتی اتفاقات در زندگی شخصی افراد). همه اینها بر روی روانشناسی همکاران پراکنده شده شما، تاثیر میگذارد، و بنابراین، رفتار و عکس العمل های هر یک از اعضای تیم را تغییر میدهد.

نکته آخر

اینکه روی از بین بردن موانع موجود برای دسترسی به تعاملات بین فردی تمرکز کنیم، کار راحتی است، اما مشکل را تمام و کمال حل نمیکند. شما نیاز دارید تاثیر هر دوی این موضوعات بر عملکرد تیم، و تاثیر متقابل آنها بر یکدیگر را نیز در نظر بگیرید. من همواره مدیران تیم ها را تشویق میکنم یک برنامه زمانبندی مشخص داشته باشند، تا نه فقط تعاملات درون تیمی را اندازه گیری کنند، بلکه بطور منظم در مورد زمینه های مشترک (دانشی که افراد تیم دارند) و هویت مشترک تیم (تصوری که افراد، از تیم خود دارند)، در حال بحث باشند.

افراد باید بطور منظم در مورد دانشی که دیگر افراد تیم دارند و تصوری که هر کس از تیم خود دارند، در حال بحث باشند.