به افراد تیم خود کمک کنید از پس استرس ها، اضطراب و فرسودگی شغلی خود بر آیند

اینکه بتوانیم استرس خودمان را کنترل کنیم، خود به تنهایی کار سختی است. اما شما به عنوان یک مدیر و با این شرایط چطور میتوانید به اعضای تیم خودتان هم کمک کنید تا فشارهای روانی منجر به استرس، فرسودگی شغلی یا عدم تعهد کاری خودشان را کنترل کنند؟

در دوره و زمانه ای زندگی میکنیم که فشار کاری بیش از هر زمان دیگری وجود دارد و شغلهای ما بیشتر و بیشتر پیچیده می شوند و از طرف دیگر خیلی از ما ها مجبور هستیم در جایی کار کنیم که بصورت 24 ساعته و 7 روز هفته درگیر کار و حاشیه های آنها بشویم. به همین دلایل است که در چنین محیط کاری پر استرسی، پروداکتیو و پر انرژی باقی ماندن، خود به یک چالش هر روزه تبدیل می شود.

با اینکه این شرایط بد هر روز شرایط بدتری هم پیدا میکند، اما خبر خوب آنست که تحقیقات زیادی در این مورد وجود دارد که یک سری راه حل های عملی برای تقویت قدرت تطبیق پذیری مدیران ارائه میدهند.

سرمایه گذاری روی رشد و توسعه فردی کارمندان، اولین قدم برای انفجار خلاقیت و ایجاد فضای با ثبات و سازنده است.

یکی از این راه ها تمرکز بر روی توسعه و رشد فردی کارمندان است. وقتی من در شرکت Google به عنوان مدیر توسعه اجرایی (director of executive development) کار میکردم، به مدیران قسمت های مختلف کمک میکردیم بتوانند یک محیط کاری شاد، با سلامت بیشتر و کارآمادتر بسازند. از این منظر، سرمایه گذاری روی رشد و توسعه فردی کارکنان، اولین قدم برای انفجار خلاقیت، استفاده از ظرفیت های افراد و ساختن یک فضای باثبات و سازنده است.

باز هم خبر خوب این است که امروزه یک سری راهکارهای عملی و آسان برای توسعه و رشد فردی وجود دارد که مدیران سازمان ها می توانند براحتی با آن کنار بیایند و هم زمان نه زمانبر هستند و نه بودجه بر. در ادامه در مورد چند راه حل از این دست صحبت میکنیم که حاصل دو دهه تجربه من در بالابردن توان انعطاف پذیری و در نتیجه اثربخشی تیم هاست.

فعالیت های منجر به تندرستی را بیشتر کنید و کارکنان خود را به انجام آن تشویق کنید

سطح استرس کارمندان در بین بیش از نصف کارمندان (53%) در کل دنیا در حال افزایش است و این یعنی آنها نسبت به تنها 5 سال پیش بسیار زودتر از کار افتاده خواهند شد. این آمار توسط Regus Group و در یک تحقیق آماری روی 22 هزار کارمند از 100 کشور مختلف انجام شده است. ¹ این در حالی است که یک تحقیق دیگر نشان میدهد خود استرس میتواند مسری باشد. ² از همه ی این ها میشود نتیجه گرفت وقتی یکی از اعضای تیم شما استرس نداشته باشد و در سلامت بسر ببرد، این آرامش به کل تیم شما نیز منتقل می شود. 

کارمندانی که برنامه های تندرستی در پیش گرفتند، تیم شان، 20% موفق تر بود.

یک تحقیق آماری موسسه Gallup که روی 105 تیم کاری در شش دوره سه ماهه انجام شده است، نشان میدهد کارمندانی که در این دوره، برنامه های تندرستی را در پیش گرفتند، میزان موفقیت هم تیمی های آنها در پایان دوره ی شش ماهه 20% بیشتر از سایرین بود. ³ نتیجه اینکه: فعالیت هایی که منجر به سلامتی بیشتر خودتان و هم تیمی هایتان می شود را جدی بگیرید و در اولویت قرار دهید. این فعالیت ها میتواند شامل چیزهایی باشد مثل پیشنهاد کردن ابزارهای توسعه فردی مثل مهارت های تمرکز حواس یا دوره های آموزشی انعطاف پذیری با محیط؛ به طور مشخص تشویق کردن کارمندان خود به ورزش و فعالیت های سلامتی بخش دیگر مثل پیاده روی، استراحت های بین کارها تا افراد بتوانند با انعطاف بیشتری کار کنند و سرعت خود را تنظیم کنند.

اجازه دهید تا در زمان های خارج از کار، افراد کاملاً در اختیار خودشان باشند

بر اساس گزارش Organisation for Economic Cooperation and Development، کارمندان در سراسر دنیا بطور میانگین حدود 34 تا 48 ساعت در هفته سر کار هستند، و بسیاری نیز در خارج از ساعت کار باز هم کار میکنند یا به نوعی با محل کار خود درگیر هستند. ⁴ فصلنامه McKinsey در مقاله ای توضیح میدهد که “همیشه در دسترس نگاه داشتن کارمندان و شرایط کاری مالتی تسکینگ باعث میشود خلاقیت کم شود، بهره وری از بین برود و کارمندان همگی ناراضی باشند.” ⁵ و شاید یکی از مهمترین یافته هایی که در مورد وضعیت سلامت کارمندان چه در شرکت های بزرگ چه کوچک، تاکنون داشته ام این بود که کارمندان بسیار دشوار میتوانند زمانهایی را داشته باشند که ارتباط آنها با محیط کارشان کاملاً قطع شده باشد.

همیشه در دسترس نگاه داشتن کارمندان و مالتی تسکینگ باعث میشود خلاقیت کم شود، بهره وری از بین برود، و کارمندان ناراضی باشند.

وقتی که محیط های کاری با سطح عملکرد بالا نیاز دارند که کارمندانشان روی کارهای خودشان متمرکز باقی بمانند، درخواست هایی مانند “همیشه در دسترس باش” ایده بسیار خطرناک و مخربی است چون زمان های استراحت و بازیابی کارمندان –که برای کارهای با تمرکز بالا لازم است– را میکشد. حتی بهترین ورزشکاران در بهترین تیم ها هم نیاز به زمانی برای استراحت و بازیابی قوای فکری و جسمانی خود دارند. بنابراین بصورت صریح برای کارمندان خودتان روشن کنید چه زمانهایی لازم است در محل کار یا بصورت آنلاین، متعهد باشند و از آن مهم تر اینکه چه زمانی لازم است متعهد نباشند. به عنوان مثال بعد از ساعت 8 شب یا در تعطیلات آخر هفته به هیچ عنوان ایمیل نزنید.

به ذهن ها آموزش دهید تا درگیر شلوغی ها نشوند و تمرکز کنند

یک تحقیق عصب شناسی نشان میدهد که فعالیت های منتج به تمرکز حواس، میتواند بصورت سیستماتیک مغز انسان را طوری عادت بدهد که رفتارهای ذهنی مفیدی از خود بروز دهد و در نتیجه قدرت انعطاف پذیری انسان و بهره وری اش را در هنگام کار (و حتی زندگی شخصی) بالا ببرد. ⁶ در آزمایشگاه Wisdom Labs، ما متوجه شدیم آن دسته از رهبران و تیم هایی که ذهن خود را برای مهارتهای تمرکز حواس آماده کرده اند، بهتر ارتباط برقرار میکنند، استرس را بطور موثرتری از سر میگذرانند و بهره وری بالای خود را حفظ میکنند. ⁷

برای تمرین دادن تیم تان در تمرکز حواس، لازم نیست حتماً یک خبره در این زمینه باشید.

شما برای اینکه بتوانید به خودتان و اعضای تیم تان کمک کنید این ویژگی ذاتی انسانی را در خود تقویت کنند لازم نیست حتماً یک خبره در زمینه تمرکز حواس باشید. تکنولوژی هم می تواند بسیار کمک کند: یک سری اپلیکیشن ها و ابزارهای تمرکز حواس وجود دارند که به شما در این زمینه کمک میکنند. بهترینشان Calm و Headspace و Muse هستند.

برای بدست آوردن تمرکز بیشتر روی مونوتسکینگ تاکید کنید

مالتی تسکینگ یک افسانه است. انسان ها نمی توانند بطور موثر همزمان چند کار موازی را پیش ببرند (اما کامپیوتر ها میتوانند). ⁸ دکتر JoAnn Deak, Ph.D. – عصب شناس، محقق آموزش و پرورش، و نویسنده – معتقد است مالتی تسکینگ معمولاً “زمان انجام کارها را دو برابر میکند و همچنین تعداد اشتباهات را نیز دست کم دو برابر میکند.” ⁹

3 راه برای تمرکز بیشتر کارمندان:
از مالتی تسکینگ کارمندان بپرهیزید + هم پوشانی فازهای پروژه ها را حذف کنید + در دام این کار فوری است نیافتید.

آدم ها در انجام دادن پشت سر هم یک کار مشخص، تبحر دارند و مدیران میتوانند کارمندانشان را از سه طریق به مونوتسکینگ تشویق کنند: به اعضای تیم کمک کنند همیشه روی یک کار مشخص تا رسیدن به یک نتیجه قابل ارائه تمرکز کنند، فازهای کاری را طوری طراحی کنند که با یکدیگر همپوشانی نداشته باشند و بطور کلی حواسشان باشد در دام این اشتباه که “فلان کار بسیار عجله ای و مهم است” نیافتند.

مطمئن شوید فاصله های زمانی خالی بین کارهای یک روز وجود دارد و یا بازه های زمانی بین خروجی کارها را طولانی تر کنید.

شما به عنوان مدیر، باید از قصد کاری کنید کارمندان شما در زمان های استراحت کاملاً از کار دور باشنند و به کار فکر نکنند. اگر زمان های استراحتی وجود ندارد، اولین اولویت کاری شما باید ساختن این زمان های خالی بین کارها باشد. Linda Stone مدیر سابق Microsoft University، معتقد است خود کارمندان بطور خودخواسته تمایل دارند “همواره، در هر جایی که هستند و هر کار دیگری که می کنند” با شغل خود درگیر باشند که دستاورد این رفتار بسیار پایین تر از زمانی است که “بصورت منقطع با مسئولیت های شغلی خود درگیر هستند.” ¹⁰ به کارمندان خود زمان های خالی بدهید تا دوباره انرژی بدست بیاورند و دوباره تمرکز کنند.

کار دوی ماراتن نیست. کار شبیه به یک سری دوی سرعت پشت سر هم است.

Tony Schwartz نویسنده و مشاور مدیریت، به مدیران پیشنهاد میکند به کار به چشم یک دوی ماراتن نگاه نکنند. ¹¹ کار شبیه به یک سری دوی سرعت پشت سر هم است که مابین هر دور از این مسابقه های دوی سرعت باید زمان کافی برای بدست آوردن مجدد آمادگی فیزیکی و ذهنی وجود داشته باشد (معتقد است، هر 90 دقیقه کار ذهنی باید با 10 دقیقه استراحت همراه باشد). ^{12 13} اینکه کارمندان شما چند ساعت کار میکنند اهمیتی ندارد، اینکه چقدر در طول این مدت به سیستم شما ارزش اضافه کردند و خروجی داشتند اهمیت دارد. بنابراین نگران مقدار ساعت کاری کارمندان نباشید، بجای آن ببینید “چه کار میتوانید بکنید به هر کارمند خود کمک کنید زمان خود را طوری تنظیم کند، هنگامی که کار میکند واقعاً کار کند و خروجی داشته باشد”.

همدلی و مهربانی را تمرین کنید

رفتار خوب شما با کارمندانتان هزینه ای برای شما ندارد، اما دستاوردهای بسیاری برایتان دارد. همدلی و مهربانی بطور چشمگیری بهره وری کارمندان شما را افزایش میدهد، آنها را به کارشان متعهد می کند و آنها را برای سیستم شما سازنده نگه میدارد. یک تحقیق اولیه در دانشگاه University of New South Wales، برروی 5600 نفر از 77 سازمان مختلف انجام شد و نشان میدهد “بزرگترین چیزی که روی سودآوری و بهره وری سازمانها تاثیر میگذارد، قابلیت مدیران آن سازمان ها برای گذراندن وقت بیشتر با کارمندان و تلاش برای توسعه و اهمیت دادن به افراد آن سازمان است، اینکه به موقع به آنها فیدبک مستقیم بدهند، حتی انتقادهای بجا داشته باشند و یک فضای همکاری را در درون سازمان خود پرورش دهند.” ¹⁴ به علاوه، این تحقیق نشان میدهد که قابلیت مدیران سازمان برای اینکه با کارمندان خودشان مهربان باشند بیشتر از هر چیز دیگری با سودآوری و بهره وری سازمان شما ارتباط دارد. اینکه “پیدا کنند چه چیزی افراد را تشویق میکند و محرک انها میتواند باشد، آنها چه امید و آرزوهایی دارند، چه سختی هایی دارند و تلاش کنند یک مکانیزمی در درون سازمان خود بسازند تا افراد بتوانند با حداکثر توان خود مثبت و سازنده باقی بمانند”. همدل و مهربان بودن، هم کمک میکند دردی از کارمندانتان درمان شود و هم کسب و کار شما را رونق میدهد. ¹⁵

بیشترین چیزی که روی سودآوری تاثیر دارد، قابلیت مدیران برای گذراندن وقت بیشتر با کارمندان و تلاش برای توسعه کارمندان است.

آیا بازگشت سرمایه هم از این دست کارها میتوان انتظار داشت؟ در شرکت Aetna Insurance، بیش از 12000 کارمند در دوره ای که این شرکت برای تمرین های تمرکز حواس برگزار کرد شرکت کردند و نتایج آن نشان میدهد بطور متوسط برای هر کارمند حدود 62 دقیقه بهره وری افزایش پیدا کرد و درنتیجه تقریباً 3000 دلار در سال صرفه جویی شد. ¹⁶ در جایی دیگر، یک تحقیق از موسسه iOpener Institute نشان میدهد که در شرکت های متوسط، محیط کار شاد باعث می شود خروج کارمندان از شرکت 46% کمتر باشد، 19% از هزینه های ناشی از مرخصی های استعلاجی کم شود و 12% بهره وری و کارکرد این شرکت ها زیاد شود. ¹⁷ خوشحال ترین کارمندها بطور متوسط 46% زمان بیشتری از همکارانشان روی کار خود متمرکز می مانند و 65% بیشتر از بقیه احساس پرانرژی و پر انگیزه بودن می کنند. ¹⁸ بر اساس یافته های یک تحقیق توسط شرکت مشاوره نیروی انسانی Towers Watson، آن دسته از شرکت های بزرگ که کارمندان آنها بطور پیوسته به شرکت متعهد ماندند، به این معنی که هم از نظر ذهنی متعهد ماندند و هم در عمل و در کار خودشان پر انرژی و کاملاً آماده بودند، تقریباً دو برابر شرکت های با سطح تعهد کارمندی پایین تر در آمد داشتند و سه برابر آنها سودآور بودند.

محیط کار شاد باعث می شود:
خروج کارمندان از شرکت 46% کم، هزینه های مرخصی استعلاجی 19% کم، و بهره وری 12% بیشتر شود.

شما ممکن است از خودتان بپرسید، “آیا واقعاً به عنوان یک مدیر این کار من است که روی انعطاف پذیری کار کارمندان فکر کنم و راه حل ارائه دهم؟ یا اینکه آنها را تشویق کنم که تمرین های تمرکز حواس انجام دهند؟” یک تحقیق اخیر که توسط موسسه Gallup متنشر شد، نشان میدهد این طرز فکر که کارمندان در همه حال و حتی در زندگی شخصی خودشان نیز باید به نوعی درگیر شغل خود باشند، “ممکن است برای شرکت لازم باشد، اما غیر قابل دسترس و غیر واقع بینانه است.” ¹⁹ این تحلیل Gallup نشان میدهد که “سلامت ما روی کسانی که با آنها کار میکنیم و از جمله کارمندان ما تاثیر میگذارد.” بنابراین مدیران واقعاً باید این صحبت Monika Broecher بنیانگذار مرکز Center for Personal Growth، را جدی بگیرند و در دستور کار خود قرار دهند که می گوید “ظرفیت ها و توانمندی های عاطفی و روانی کارمندان را بالا ببرید.” ²⁰

حرف پایانی خطاب به مدیران اینکه توسعه و رشد فردی باعث می شود هر فرد و حتی کل تیم شما وضعیت بهتری داشته باشد، عملکرد بالاتری داشته باشد و همواره در طول زمان به کار خود متعهد باقی بماند. اینکه خوب کار کنیم و کاری کنیم که دیگران هم خوب کار کنند، نه تنها ممکن است – بلکه پایه های یک تیم سازنده و با عملکرد بالا را شکل میدهد.